月曜の朝、ある事業部の部長のもとに、内部監査部から1通のメールが届きました。件名は「監査のお知らせ」。本文には「来週から監査を実施します。ご協力をお願いします」とだけあり、何を見るのか、誰に話を聞くのか、どの資料が必要なのかは書かれていません。翌週はちょうど四半期の締め処理の山場で、部長は日程の変更を申し入れましたが、すでに内部監査部は会議室と出張の手配を済ませていました。
往査の初日、事業部の空気は冷え切っていました。資料は準備されておらず、キーパーソンは締め作業で席を外しがちです。監査チームは予定していた手続の半分しか終えられず、報告書には「資料の提出遅延」と書くことになりました。しかし振り返ってみると、遅延の原因をつくったのは、通知の出し方そのものでした（本記事の事例はすべて架空のモデルケースです）。
監査実施通知書は、単なる事務連絡ではありません。被監査部門と「何を、なぜ、いつ、どのように」見るのかを合意する最初の文書であり、その後の協力関係の土台になります。本記事では、実施通知書と往査スケジュール表のテンプレート、記入例、運用のコツを紹介します。
この記事の要点
- 監査実施通知書は、個別監査の目標・範囲・時期・必要な協力を被監査部門に伝える文書です。グローバル内部監査基準の基準13.1は、目標・範囲・時期を経営管理者と共有し、変更も適時に伝えることを求めています
- 通知は往査の3〜4週間前を目安に出し、資料依頼リストとスケジュール案を添えると、準備期間と繁忙期の調整がしやすくなります
- 往査スケジュール表は「誰に・いつ・何分・何を聞くか」を行単位で書き、予備の時間枠を必ず確保します
- 現金実査のように事前通知で効果が落ちる手続は、規程で抜き打ちの根拠を定めたうえで、通知の対象から外します
監査実施通知書とは：なぜ事前に書面で知らせるのか
定義と位置づけ
監査実施通知書は、内部監査部門が個別監査を始める前に、被監査部門の責任者へ監査の概要を伝える文書です。「監査通知書」「監査実施のお知らせ」「エンゲージメント・レター」と呼ぶ組織もあります。多くの会社では、内部監査規程の中に「内部監査部門長は、監査の実施に先立ち、被監査部門に通知する」といった条文があり、通知書はその条文を実行するための様式です。規程の条文の例は【テンプレート】内部監査規程で紹介しています。
基準が求めるコミュニケーション
内部監査人協会（IIA）の「グローバル内部監査基準」（2025年1月9日発効）の基準13.1「個々の内部監査業務におけるコミュニケーション」は、内部監査人が個々の内部監査業務の目標・範囲・時期について経営管理者とコミュニケーションをとり、その後の変更も適時に伝えなければならないとしています。
同基準の実施に当たって考慮すべき事項は、開始時のコミュニケーションとして、協力と率直な対話の基盤を築くため、経営管理者と関連するスタッフに事前通知を行うべきとしています。そして告知では、レビューの理由を知らせること、対象活動で起きる他の重大なイベントと重ならないよう開始時期の案とおおよその期間を知らせること、リスク評価と監査プログラム策定に必要な情報と文書を要求することを挙げています。冒頭のモデルケースの失敗は、これらがすべて抜けていたことに原因があります。
なぜ「理由」を書くのか
通知書に監査の理由を書くことをためらう内部監査部門は少なくありません。「不正を疑っていると受け取られないか」という懸念があるためです。しかし、理由が書かれていない通知は、かえって憶測を呼びます。年間監査計画に基づく定例監査であれば「年間監査計画に基づく定例監査」と書けば十分です。前回の発見事項のフォローアップを兼ねるなら、その旨を書きます。理由を明記することで、被監査部門は「なぜ自分たちなのか」を理解し、準備の優先順位をつけられます。
通知は独立性を損なわないか
事前に範囲を伝えると、被監査部門が「見られる部分だけ整える」のではないか、という疑問もあります。これは一面では正しく、だからこそ現金や在庫の実査のように、事前に知られると効果が落ちる手続は通知の対象から外します。一方で、書類の閲覧や記録の照合は、事前に知られても過去の記録そのものは変わりません。むしろ事前に資料を揃えてもらうことで、往査の時間を分析と質問に集中できます。
いつ出すか・誰が記入するか
通知から講評までのタイムライン
| 時期（往査開始日基準） | 実施事項 | 主な文書 |
|---|---|---|
| 6〜8週間前 | 年間計画に基づき、被監査部門に予定時期を非公式に打診 | 年間監査計画 |
| 3〜4週間前 | 監査実施通知書を発信 | 実施通知書、スケジュール案 |
| 3週間前 | 資料依頼リストを送付 | 資料依頼リスト |
| 1〜2週間前 | 事前打合せ（オンライン可）でスケジュールと面談者を確定 | 往査スケジュール表（確定版） |
| 往査初日 | オープニング会議 | 議事メモ |
| 往査最終日 | 講評会（終了時のコミュニケーション） | 講評資料 |
| 往査後2〜4週間 | 報告書の発行 | 内部監査報告書 |
期間は組織の規模や監査の種類によって変わります。重要なのは、通知から往査までに「資料を準備できる期間」と「日程を調整できる期間」の両方を確保することです。海外拠点のように出張の手配や通訳の手配が必要な場合は、さらに前倒しにします。
役割分担
| 役割 | 担当者の例 | 担当する内容 |
|---|---|---|
| 起案者 | 個別監査の主担当 | 通知書本文とスケジュール案の作成 |
| 確認者 | 個別監査の責任者 | 目標・範囲・時期が個別監査計画と一致しているかの確認 |
| 発信者 | 内部監査部門長 | 通知書の発信（名義人） |
| 宛先 | 被監査部門の責任者 | 受領、面談者の指名、窓口担当者の指名 |
| 写し | 担当役員、必要に応じて監査役等 | 情報共有 |
発信者を内部監査部門長ではなく社長名とする会社もあります。社長名にすると協力を得やすい半面、発信までに時間がかかります。規程で「内部監査部門長名で通知する」と定め、重要な監査のみ社長の名前を添える運用も一つの方法です。
テンプレート本体①：監査実施通知書
そのまま社内様式に転記できる形で示します。【】の部分を置き換えて使ってください。
| 項目 | 記載内容 |
|---|---|
| 文書番号 | 【IA-2026-05-01】 |
| 発信日 | 【2026年○月○日】 |
| 宛先 | 【部門名】【役職】【氏名】殿 |
| 写し | 【担当役員】【監査役（必要に応じて）】 |
| 発信者 | 内部監査部長【氏名】 |
| 件名 | 【監査名称】実施のお知らせ |
| 根拠 | 内部監査規程第【○】条および【年度】年間内部監査計画 |
| 監査の目的 | 【何を確かめるか、1〜3文】 |
| 監査の範囲 | 対象期間【】、対象業務【】、対象外【】 |
| 往査期間・場所 | 【日付〜日付】、【場所】（オンライン併用の有無） |
| 監査チーム | 責任者【】、担当者【】、（専門家【】） |
| お願いしたい事項 | 窓口担当者の指名、面談者の調整、資料の準備（別紙の資料依頼リスト） |
| オープニング会議 | 【日時・場所・所要時間・出席依頼者】 |
| 講評会 | 【日時（予定）】 |
| 報告の流れ | 報告書案の事実確認→報告書発行→改善計画の提出 |
| 問い合わせ先 | 【担当者名・内線・メール】 |
| 添付 | 往査スケジュール案、資料依頼リスト |
本文の文例
【部門名】【役職】【氏名】殿
内部監査規程第【○】条および【年度】年間内部監査計画に基づき、下記のとおり【監査名称】を実施いたします。本監査は、【業務名】の手続が社内規程に沿って運用され、【主要なリスク】を防ぐ仕組みが機能しているかを確かめることを目的としています。
ご多忙のところ恐縮ですが、窓口担当者のご指名と、別紙資料依頼リストの資料のご準備をお願いいたします。往査期間が貴部門の重要な業務日程と重なる場合は、【日付】までに担当者へご連絡ください。日程を調整いたします。
監査の結果は、講評会でご説明した後、報告書案として事実関係をご確認いただいたうえで発行いたします。
変更通知の文例
往査期間や範囲を変えるときは、元の通知書の文書番号を引用した変更通知を出します。何が、なぜ変わったのかを1通で読めるようにしておくと、後から調書を見た人にも経緯が伝わります。
【日付】付文書番号【IA-2026-05-01】にてお知らせした【監査名称】について、下記のとおり変更いたします。
変更事項：往査期間を【旧日程】から【新日程】に変更します。
変更理由：【貴部門の決算業務との重複を避けるため／事前打合せで新たに判明した業務を範囲に加えるため】
その他の事項に変更はありません。資料のご提出期限は【新期限】とさせていただきます。
範囲を広げる変更は、被監査部門にとって負担が増える変更です。追加する理由を具体的に書き、追加資料の依頼は資料依頼リストの追加行として別に管理します。
発信前チェックリスト
- 目的欄に対象業務と主要なリスクが書かれている
- 範囲に対象期間・対象業務・対象外が書かれている
- 往査期間が被監査部門の繁忙期と重なっていないことを確認した
- 窓口担当者の指名期限と資料の提出期限が書かれている
- オープニング会議と講評会の日時・出席依頼者が書かれている
- 報告書発行までの流れ（事実確認の手順）が書かれている
- 資料依頼リストとスケジュール案が添付されている
- 監査番号が年間計画・監査プログラムと一致している
記入例：販売子会社の定例監査
架空の販売子会社を想定した記入例です。
| 項目 | 記入例 |
|---|---|
| 件名 | 2026年度 東日本販売株式会社 販売業務監査 実施のお知らせ |
| 根拠 | 内部監査規程第12条および2026年度年間内部監査計画（監査番号IA-2026-05） |
| 監査の目的 | 受注から入金までの販売業務が販売管理規程と与信管理規程に沿って運用され、与信限度超過の出荷や、根拠のない売上値引きが防止されているかを確かめる |
| 監査の範囲 | 対象期間：2025年10月1日〜2026年9月30日。対象業務：受注、与信管理、出荷、売上計上、値引・返品、入金消込。対象外：人事労務、IT全般統制（別監査で実施） |
| 往査期間・場所 | 2026年11月10日（火）〜11月13日（金）、本社3階会議室。倉庫の視察は11月12日午前 |
| 監査チーム | 責任者：内部監査部 課長、担当：内部監査部 2名 |
| お願いしたい事項 | 窓口担当者1名のご指名（10月31日まで）、面談者の日程確保（別紙スケジュール案）、資料依頼リスト記載の資料のご準備（11月5日まで） |
| オープニング会議 | 11月10日 10:00〜10:45、社長・営業部長・管理部長・窓口担当者 |
| 講評会 | 11月13日 15:00〜16:00（予定） |
「対象外」の欄に、別監査で扱う領域を書いておくと、被監査部門が「IT関係の資料も必要か」と迷わずに済みます。範囲の外にあるものを書くことは、範囲の内側を明確にすることでもあります。
テンプレート本体②：往査スケジュール表
列の構成
| 列 | 記入内容 |
|---|---|
| 日付・時間 | 開始〜終了時刻（面談は30〜60分単位） |
| 区分 | 会議／面談／閲覧／視察／内部作業／予備 |
| 内容 | 面談のテーマ、閲覧する資料、視察場所 |
| 相手方 | 部署・役職・氏名 |
| 監査側 | 担当者 |
| 関連手続 | 監査プログラムの手続番号 |
| 準備物 | 事前に必要な資料、会議室、システム端末 |
| 状況 | 確定／調整中／変更 |
記入例（4日間の往査）
| 日時 | 区分 | 内容 | 相手方 | 関連手続 |
|---|---|---|---|---|
| 1日目 10:00-10:45 | 会議 | オープニング会議 | 社長、各部長、窓口 | ― |
| 1日目 11:00-12:00 | 面談 | 受注から出荷までの業務の流れ | 営業部長 | S-01〜S-03 |
| 1日目 13:00-17:00 | 閲覧 | 受注・出荷記録のサンプル照合 | 窓口（随時） | S-02、S-03 |
| 2日目 9:30-10:30 | 面談 | 与信限度の設定と超過時の承認 | 管理部長 | S-04 |
| 2日目 10:45-12:00 | 閲覧 | 与信限度マスタの変更履歴 | 管理部 担当者 | S-04 |
| 2日目 13:00-17:00 | 閲覧 | 値引・返品の承認記録 | 窓口（随時） | S-05 |
| 3日目 9:00-11:00 | 視察 | 倉庫の出荷手順の観察 | 倉庫責任者 | S-03 |
| 3日目 13:00-16:00 | 閲覧 | 入金消込と滞留債権一覧 | 経理担当者 | S-06 |
| 3日目 16:00-17:00 | 予備 | 追加質問・追加資料の確認 | 必要に応じて | ― |
| 4日目 9:00-12:00 | 内部作業 | 発見事項の整理と事実確認 | 窓口（事実確認のみ） | ― |
| 4日目 13:00-14:30 | 予備 | 追加確認 | 必要に応じて | ― |
| 4日目 15:00-16:00 | 会議 | 講評会 | 社長、各部長 | ― |
「関連手続」の列で監査プログラムの手続番号とつなげておくと、面談や閲覧が何のためかを監査チーム内で共有できます。監査プログラムの様式は【テンプレート】監査プログラムを参照してください。
予備枠を削らない理由
スケジュールを組むとき、最初に削られがちなのが予備枠です。しかし、往査では必ずと言ってよいほど想定外のことが起きます。記録が別の場所に保管されていた、面談で新しい手続が見つかった、サンプルに例外があり追加の確認が必要になった、といった事態です。予備枠がないと、追加確認が往査後のメールのやり取りになり、事実確認の質が落ちます。4日間の往査なら、少なくとも半日分の予備を置くことをおすすめします。
オープニング会議：通知書の内容を「合意」に変える
なぜ会議が必要なのか
通知書は一方向の文書です。受け取った側が内容に納得しているとは限りません。グローバル内部監査基準の基準13.1の実施上の考慮事項は、オープニング・ミーティングで当初の目標と範囲を伝え、経営管理者がそれらを理解し支持していることを確認する機会とし、追加のコミュニケーションへの期待（頻度や最終的な報告の受け手など）を設定できるとしています。また、その議論を調書に文書化すべきとしています。
オープニング会議の議題チェックリスト
- 監査の目的・範囲・期間の説明（通知書の再確認）
- 被監査部門の最近の変化（組織変更、システム変更、担当者交代）の聴取
- 被監査部門が気にしているリスクや課題の聴取
- 面談者と日程の最終確認
- 資料の提出状況と、提出が難しい資料の確認
- 往査中の連絡方法と窓口の確認
- 早急な対応が必要な事項を見つけた場合の連絡ルートの確認
- 講評会の日時と出席者の確認
- 報告書発行までの流れと、事実確認の期限の説明
- 議事メモの作成者と保管先の確認
被監査部門の「最近の変化」と「気にしているリスク」を聞く2項目は、特に重要です。書面では出てこない情報が得られ、監査プログラムの手続を差し替える判断材料になります。変更した場合は、通知書と監査プログラムの変更履歴に反映させます。
抜き打ち監査とリモート監査での扱い
抜き打ち監査
現金・小口現金・有価証券・在庫の実査、店舗の業務観察などは、事前に通知すると効果が落ちます。こうした手続を行う場合は、あらかじめ内部監査規程に「必要と認めるときは予告なく監査を実施できる」旨を定め、取締役会等の承認を得ておくと、現場での摩擦を避けられます。グローバル内部監査基準も、内部監査基本規程に、データ・記録・情報・人員・物的財産への無制限のアクセスをどのように確保するかを含めることを求めています。
抜き打ち監査でも、完全に通知をなしにする必要はありません。実査当日の朝に責任者へ口頭で告げ、実査後に通常の通知書を出して残りの手続を実施する、という二段階の運用が一般的です。その場合、実査の立会者と開始時刻を調書に記録します。
リモート監査・ハイブリッド監査
オンラインで面談や閲覧を行う場合は、通知書に「オンラインで実施する手続」と「現地で実施する手続」を分けて書きます。画面共有での閲覧に必要な権限、ファイル共有の方法、録画の可否などをあらかじめ示しておくと、初日の接続トラブルを減らせます。子会社や海外拠点での組み合わせ方は子会社・海外拠点の内部監査で解説しています。
よくある記入ミスと対策
ミス1：目的欄に「業務の適正性の確認」とだけ書く
どの業務の、どのリスクに関する適正性かが伝わらず、被監査部門は準備の的を絞れません。目的欄には、対象業務と主要なリスクを1文で入れます。
ミス2：範囲に「対象外」を書かない
範囲の外側が書かれていないと、被監査部門は念のためすべての資料を用意しようとし、負担が膨らみます。別監査で扱う領域や、今回は見ない期間を明記します。
ミス3：面談者を指名しすぎる、または指名しない
部門の全員を面談者に並べると、業務が止まります。逆に「担当者」とだけ書くと、当日に誰も来ないことがあります。役職と役割で指名し、氏名は被監査部門に決めてもらう書き方が実務的です。
ミス4：通知後の変更を口頭だけで伝える
往査期間や範囲を変えたのに、通知書の改訂を出さないケースです。基準13.1は変更の適時のコミュニケーションを求めています。メールでもよいので、変更点と理由を書面で残し、調書に保管します。
ミス5：繁忙期を確認せずに日程を決める
決算期末、棚卸の時期、大型の商戦期などに往査を重ねると、協力が得られにくく、証拠の質も落ちます。年間計画を作る段階で、各部門の繁忙期を聞き取っておくと防げます。
運用のコツ
- 通知書・資料依頼リスト・スケジュール案を「3点セット」として同時に送る
- 通知書の文書番号と監査プログラムの監査番号をそろえ、調書で辿れるようにする
- 前回の監査で協力的だった点や、改善された点に触れる一文を入れると、対立ではなく協働の雰囲気をつくれる
- 往査後に被監査部門へ簡単なアンケートを取り、通知の時期や資料依頼の分量について意見を集める（基準13.1の適合の証拠の例にも、経営管理者からのフィードバックの文書が挙げられています）
- 往査全体の段取りは往査（実地監査）の進め方も参考にする
よくある質問
通知はメールでもよいですか？
多くの組織ではメールで足りますが、社内規程で書面を求めている場合はそれに従います。メールの場合も、様式を決めた添付ファイルで送り、送信記録を調書に保管しておくと、後から通知の日時と内容を示せます。
被監査部門から日程変更を求められたら応じるべきですか？
重要な業務日程との重なりが理由であれば、原則として調整に応じるほうが監査の質を保てます。一方、同じ部門から繰り返し延期を求められる場合は、監査を避けている可能性もあります。延期の経緯を記録し、必要に応じて担当役員や内部監査部門長から働きかけます。
通知書を監査役等にも送る必要がありますか？
法令で一律に求められているものではありませんが、監査役・監査等委員会・監査委員会との連携の一環として、年間計画の段階で共有したり、重要な監査の通知の写しを送ったりする運用があります。三者の連携の考え方は三様監査とはを参照してください。
複数の部門にまたがる監査では、通知書を何通出せばよいですか？
主たる被監査部門の責任者を宛先とし、関係する部門の責任者を連名の宛先または写しに入れて1通にまとめる方法が一般的です。部門ごとに別の通知書を出すと、範囲や日程の記載がずれやすくなります。部門ごとに依頼する資料が大きく異なる場合は、通知書は1通にしたうえで、資料依頼リストを部門別のシートに分けると管理しやすくなります。
スケジュールはどこまで細かく決めるべきですか？
面談と会議は時刻まで確定させ、閲覧や内部作業はおおまかな時間帯で構いません。面談の相手の時間を拘束する部分だけを細かく決め、監査チーム内の作業には余白を残すのがコツです。
まとめ
監査実施通知書は、被監査部門との協力関係をつくる最初の一手です。目的・範囲・時期・お願いしたい事項を具体的に書き、資料依頼リストとスケジュール案を添えて、往査の3〜4週間前に届ける。この基本を守るだけで、往査初日の空気は大きく変わります。次の個別監査では、本記事の通知書の項目表と往査スケジュール表をそのまま自社様式に写し、「対象外」と「予備枠」の2つを必ず埋めるところから始めてみてください。
関連する様式は【テンプレート】資料依頼リストと【テンプレート】監査プログラムで紹介しています。年間計画との関係は年間内部監査計画書の書き方が参考になります。
通知書やスケジュールの様式整備についてのご相談は、お問い合わせからお寄せください。
参考資料
- 内部監査人協会（IIA）「グローバル内部監査基準」（2024年1月公表、2025年1月9日発効） https://www.theiia.org/en/standards/2024-standards/global-internal-audit-standards/
- 一般社団法人日本内部監査協会「グローバル内部監査基準」日本語版（2024年7月公表） https://www.iiajapan.com/
- 一般社団法人日本内部監査協会「内部監査基準」 https://www.iiajapan.com/leg/guide/
